L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Mission et activités :
Le(la) directeur(trice) administratif(ve) est chargé(e) de la gestion administrative, de la gestion financière et des ressources humaines de la composante.
Activités principales :
Gestion administrative :
- Participation à la mise en œuvre de la politique de l'UFR dans le cadre des orientations de l'université,
- Organisation et coordination des services (gestion des emplois du temps - secrétariat - scolarité),
- Contrôle de l'application des règles et des procédures administratives,
- Conseil en matière réglementaire, statutaire auprès du Directeur de l'UFR et des responsables pédagogiques,
- Suivi administratif de la carrière et du service des enseignants-chercheurs, des enseignants, des vacataires,
- Participation à la campagne d'emploi des enseignants et organisation des comités de sélection/ commissions de recrutement pour le recrutement des enseignants-chercheurs, ATER, LRU, PAST, enseignants du second degré,
- Organisation des élections partielles et générales de l'UFR,
- Veille au bon déroulement des conseils de gestion (convocations, procurations, PV...),
- Organisation et participation aux manifestations permettant de mieux faire connaître l'UFR (salon du lycéen, forum des masters...),
- Représentation de l'UFR pour la partie administrative auprès des instances dirigeantes de l'UPJV (dialogue de gestion, direction générale des services, réunion des directeurs administratifs de composante),
- Liaison entre les services centraux, les autres services, les composantes et l'UFR d'économie et de gestion,
- Interlocuteur privilégié pour toutes les questions administratives, la gestion des dossiers sensibles et des situations de litige,
- Mise en place, avec le Directeur et le Directeur adjoint, des jurys de semestre, d'année, de diplômes,
- Elaboration, avec le Directeur, du calendrier de l'année universitaire validé en CFVU.
Gestion financière :
- Proposition et élaboration du budget de l'UFR (fonctionnement, investissement, rémunération personnel) en concertation avec le Directeur,
- Présentation du budget en dialogue de gestion et en conseil de gestion de l'UFR,
- Suivi et contrôle du budget, des opérations de clôture de fin d'exercice, en liaison avec le service de gestion financière,
- Gestion, paiement et suivi des heures complémentaires et des vacations,
- Gestion, paiement et suivi du Référentiel d'Equivalences Horaires (REH) des enseignants-chercheurs et des enseignants,
- Participation à la mobilisation des ressources propres (formation continue, apprentissage),
- Application de la règlementation comptable.
Gestion des ressources humaines :
- Organisation et répartition des missions des personnels administratifs,
- Encadrement et animation de l'équipe en lien avec les objectifs de l'UFR
- Suivi des services, carrières et congés divers,
- Réalisation et actualisation des fiches de poste,
- Gestion des compétences (entretiens, aide à la préparation des concours),
- Gestion de conflits, médiation, concertation, relations avec la Direction des Ressources Humaines,
- Recrutement de surveillants d'examens.
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur, le fonctionnement d'une université et d'une UFR,
- Connaître l'offre de formation de l'UFR, son organisation et ses modes d'évaluations,
- Connaître les réglementations appliquées en matière de RH,
- Connaître les aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité,
- Connaître la réglementation des finances publiques.
Savoir-être :
- Savoir organiser et gérer les priorités,
- Savoir anticiper, s'adapter et prendre des décisions,
- Avoir le sens du service public et de la confidentialité,
- Rigueur,
- Savoir être à l'écoute.
Contraintes particulières :
Contrainte de locaux : administration située au 3ème étage - Scolarité de l’UFR située au rez-de-chaussée du bâtiment.