L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Antenne Universitaire de Beauvais (AUB), situé au cœur de la ville de Beauvais, est composé d'une Antenne Universitaire, de l'IUT de l'Oise et du Crous. L'implantation de l'Antenne Universitaire permet à 600 jeunes de suivre une formation de l'enseignement supérieur et d'avoir un diplôme reconnu. L'Antenne Universitaire de Beauvais (AUB) propose des formations dans 2 domaines : Arts, Lettres, Langues & Sciences, Technologie, Santé
Localisation géographique : 52 boulevard Saint-André – 60000 BEAUVAIS
Le (la) gestionnaire de scolarité exécute les actes administratifs de gestion courante de la scolarité et la vie de l’étudiant. Recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’Antenne Universitaire. Informe et oriente les étudiants dans leurs démarches.
Activités principales :
Réaliser les opérations de gestion courante du Secrétariat à la Scolarité et la vie de l’étudiant :
Gestion des Inscriptions Administratives sur l’application APOGEE
Gestion des Inscriptions Pédagogiques sur l’application APOGEE
Gestion des Plannings – Gestion des salles sur l’application CELCAT
Gestion des données (extractions d’informations, statistiques, élaboration de tableaux…)
Gestion des conventions de stage
Dossiers scolaires
Gestion des transferts, dérogation, validation, bourses, absences, Régimes Spécifiques d’Etudes
Gestion des demandes de remboursement
Organisation des examens/jury
Préparation des documents PV-Liste émargement, sujets
Affichage des résultats
Gestion des résultats sur l’application APOGEE
Saisie des notes, édition des PV de délibération,
Edition et envoi des relevés de notes aux étudiants
Remise des diplômes
Gestion des candidatures études en France
Extraction des dossiers, transmission des fiches navettes….
Secrétariat : courrier, notes de service, reproduction, diffusion
Saisir, mettre en forme des documents
Suppléer les autres secrétaires de la scolarité en cas d’afflux de travail
Activités associées :
Accueillir, informer et orienter les usagers de l’Antenne Universitaire (Enseignants et étudiants)
Classer et archiver les documents et informations
Participer à la vie de l’Etablissement
Serre-file en cas d’évacuation des bâtiments
Contraintes particulière:
Amplitude horaire éventuelle, gestion et respect du temps de travail pour permettre aux étudiants d’obtenir l’information souhaitée pendant leur temps de repos.
Rémunération basée sur la grille indiciaire Technicien de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/3Wgb2Cem9gfdaeY
Type de contrat : CDD, Suppléance du 25/03/2026 au 14/07/2026, Temps plein, ouvert aux contractuels
Date limite pour postuler : 15/01/2026
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Connaître l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et des composantes de l’UPJV
Connaître des bases techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Notion de base du secrétariat à la scolarité
Connaître la règlementation autour de la scolarité
Savoir-faire opérationnels/techniques :
Bonne maîtrise de l’informatique pour utilisation des outils bureautiques : connaissance de MS office et logiciel Apogée – Celcat – ENT
Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d’information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
Enregistrer les messages et rendre compte
Accueil des usagers
Bonne orthographe
Polyvalence, flexibilité
Savoir-être :
Aisance expression orale et écrite
Etre autonome/confiance en soi
Sens de l’organisation
Etre réactif(ve)
Savoir anticiper
Avoir le sens du relationnel
Etre rigoureux(se)
Savoir s’adapter
Faire preuve de discrétion
Être diplomate
Bonne maîtrise de l’informatique pour utilisation des outils bureautiques : connaissance de MS office et logiciel Apogée – Celcat – ENT
Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d’information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
Enregistrer les messages et rendre compte
Accueil des usagers
Bonne orthographe
Polyvalence, flexibilité