L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Localisation du poste :
UFR, Direction, Service : IUT DE L’AISNE
Localisation géographique : Département Génie Mécanique et Productique (GMP) - Campus de Saint Quentin – Aisne
Caractéristique du poste :
le département GMP est l’un des six départements de l’IUT de l’Aisne. Il gère environ 140 étudiants sur les trois années de
formation BUT et la licence professionnelle Innovation par la Conception Informatisée (ICI) . La gestionnaire est la seule agente
administrative du département mais travaille en lien avec le chef de département GMP à St Quentin et avec les agentes du service
général basées sur le campus de Laon.
Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de département, et sous l’autorité hiérarchique de la Direction Administrative, le-la gestionnaire de scolarité réalisera quotidiennement.
Activités principales :
• Accueil physique et téléphonique (étudiants, professeurs, collaborateurs, fournisseurs, etc.),
• Traitement et diffusion d'informations internes et externes (courrier, mails, …),
• Réalisation des opérations courantes de gestion de la scolarité du département : gestion des candidatures
avec le chef de département (Parcoursup et e-candidat), gestion des inscriptions administratives, gestion et
saisie des notes, édition des relevés de notes, édition et suivi des conventions de stage, gestion des absences
étudiantes,
• Saisie des heures d’enseignements du département,
• Saisie des bons de commandes et suivi de la commande jusqu’au service fait.
Ces opérations nécessitent :
• la mise à jour de bases de données, la mise en forme de documents divers (relevés de notes, avis de
recommandation pour poursuite d'études...),
• la diffusion de supports dématérialisés via les réseaux,
• l'application de la réglementation relative aux examens,
• le classement et l'archivage dématérialisé des documents (peu d'activité de classement et d'archivage papier).
Activités associées :
• Participation à l’organisation des activités pédagogiques transversales et des activités collectives du
département : portes ouvertes, forums…
Rémunération basée sur la grille indiciaire de technicien de recherche et de formation, de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/p3z6HHBEo7Ws7ZK
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
• Techniques d'accueil téléphonique et physique,
• Mise en forme de documents sur WORD, maîtrise du publipostage,
• Annotations, modifications de fichiers PDF,
• Connaissance des partages réseau
Savoir être :
• Savoir travailler en équipe,
• Savoir adapter son discours en fonction des publics,
• Faire preuve de rigueur et d’organisation,
• Accepter de moduler ponctuellement sa participation en fonction des pics d’activités.
• Accueillir et prendre des messages,
• Enregistrer des données, extraire des informations,
• Rédiger des documents ou des rapports,
• Savoir rendre compte,
• Utiliser le pack Office, notamment EXCEL et WORD,
• Se former aux logiciels spécifiques à l’activité (APOGEE, SIFAC+, ENT),
• Utiliser des outils de communication dématérialisés (électroniques).