L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
L’UFR Arts a pour objectif de former des étudiants et de futurs professionnels dans de nombreux domaines de la création et des métiers artistiques. L’UFR Arts est habilitée à décerner les diplômes nationaux suivants : Licence, Master, Doctorat dans les disciplines Arts Plastiques, Arts du Spectacle et Histoire de l’Art. L’équipe administrative de l’UFR est composée de 8 personnes : une directrice administrative, une assistante de direction, une coordinatrice de scolarité, quatre gestionnaires de scolarité et un technicien audiovisuel.
Localisation: Amiens
Mission principale
Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits.
Activités principales
-Accueillir les étudiants et les enseignants :
Effectuer l’accueil physique et téléphonique
Apporter un accueil personnalisé aux étudiants étrangers et/ou en situation de handicap
Répondre aux questions adressées par courrier électronique
Renseigner les étudiants, enseignants ou autres publics
-Assurer la gestion administrative des dossiers :
Traiter les dossiers en interne et en externe
Afficher les renseignements fournis par les enseignants
Gérer les demandes de reprographie des enseignants
Archiver les dossiers
-Assurer la bonne gestion des emplois du temps :
Aider les responsables pédagogiques à finaliser les emplois du temps
Attribuer les salles dans le respect de l’emploi du temps et des capacités d’accueil
Afficher les emplois du temps et gérer les modifications au cours de l’année
Communiquer les absences des enseignants aux étudiants
-Participer à l’organisation et au suivi des examens :
Préparer le calendrier des examens (y compris les particularités relatives aux étudiants en situation de handicap)
Collecter les sujets d’examens, les faire reprographier et en assurer la mise sous pli
Préparer le matériel d’examen (copies, brouillons, listes d’émargement, procès-verbaux…)
Effectuer les inscriptions pédagogiques
Collecter et traiter les notes
Transmettre les relevés de notes et attestations de réussite aux étudiants
Editer les PV de jurys
Remettre les diplômes aux étudiants
Gérer les réclamations des étudiants
-Effectuer tout travail collaboratif au sein du service :
Aider ponctuellement les collègues dans leurs missions
En cas d’absence d’une collègue, prendre en charge une partie de ses missions.
Contraintes particulières :
Participer aux évènements ponctuels : salon du lycéen à l’étudiant, journée portes ouvertes, remise des diplômes
Adapter son emploi du temps pour un évènement exceptionnel
Rémunération basée sur le SMIC soit : 1 867,02 € brut par mois + régime indemnitaire
Type de contrat : CDD, Temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires.
Date limite pour postuler : 24/08/2026
Compétences requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Connaissance du domaine universitaire
- Sens des priorités face à plusieurs demandes simultanées
Savoir-faire opérationnels/techniques
- Connaître les outils bureautiques informatiques : courrier électronique, excel, traitement de textes
- Maîtriser l’expression orale
- Maîtriser l’expression écrite
- Maîtriser les techniques d’accueil
- Comprendre les besoins des étudiants et leur apporter une réponse précise
- Assurer le lien entre les responsables d’année et les étudiants
Savoir-être
- Capacité d’écoute
- Avoir le sens relationnel
- Etre autonome
- Etre réactif
- Avoir le sens des responsabilités
- Savoir être respectueux
-Avoir l’esprit collectif et collaboratif
- Discrétion, rigueur, ponctualité, dynamisme et esprit positif