L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
UFR, Direction, Service : Direction de la Formation et de l’Innovation Pédagogique (DFIP) Service de la Formation Continue Universitaire (SFCU)
Localisation géographique : Amiens centre
Réaliser des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la formation continue de son secteur et assurer la gestion administrative en VAE.
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement.
Activités principales
Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail, ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs) dans le cadre d’un portefeuille de formation et de la VAE
Prendre en charge les formalités administratives et budgétaire d’un ensemble d’apprenants (gestion des présences, des transports, des repas) et légales (convention de stage, attestation, certificat, contrats d’alternance, avenants, facture)
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion de la formation continue (FCA manager, Apogée, Kairos, Defi , …)
Suivre les dossiers en formation continue et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver des documents
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Appliquer les procédures qualité en vigueur
Activités associées
Assurer l’intérim sur certaines activités du périmètre d’autres agents du service ou réaliser une tâche en fonction des besoins du service, sous couvert du supérieur hiérarchique.
Rémunération basée sur la grille indiciaire de technicien de recherche et de formation, de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/p3z6HHBEo7Ws7ZK
Savoir-être
Bon sens relationnel
Sens de l’accueil
Rigueur et organisation
Bonne capacité d’écoute
Autonomie
Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite
Contraintes particulières
Poste peut être exercé sur un site délocalisé du service formation continue universitaire (Permis B souhaité)
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative, CAP à Bac, BTS
Connaissance des outils de gestion administrative et financière de la formation
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et budgétaire de la Formation Continue
Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de l’apprentissage
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur
Savoir-faire opérationnels/techniques
Accueillir les populations concernées
Prendre et traiter des messages (téléphone et mail)
Mettre en œuvre les règles et procédures
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Participer à une démarche qualité
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques