L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
L’UFR SHSP propose 30 formations, de la licence au master, dans les domaines de la psychologie, des sciences de l’éducation et de la formation, des sciences sociales et de la philosophie.
Site internet : https://shsp.u-picardie.fr/accueil-ufr-shsp
L’assistant de direction est placé sous l’autorité de la directrice administrative, mais fournit un appui à l’ensemble de l’équipe de direction de l’UFR.
Collaboration avec les personnels du service administratif de l’UFR et échanges fréquents avec les personnels enseignants de l’UFR, des autres services, et avec les usagers.
Secrétariat
Assiste l’équipe de direction de l’UFR (directeur, directeurs-adjoints, directrice administrative) dans l’organisation quotidienne de son travail
Traite les contacts des responsables (filtrage des interlocuteurs, orientation …)
Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction : réservation de salles …
Traite des dossiers ponctuels (rédaction de notes …)
Alimentation de tableaux de suivis statistiques en lien avec la direction et les personnels de l’UFR
Constitue et alimente les dossiers administratifs des personnels non enseignants de l’UFR (15 agents). Assure le suivi des arrêts maladie, congés divers …ainsi que le suivi de l’évolution de carrière (promotions, listes d’aptitude) en lien avec la directrice administrative et la DRH BIATSS
Assure la saisie, le traitement et le suivi des déplacements et frais de missions pour les personnes extérieures ; alimentation du tableau de dépenses en lien avec la gestionnaire administrative (finances)
Gestion de la partie administrative des archives de l’UFR (physique et GED)
Instances
Assure l’organisation, la préparation, le secrétariat, participe à la rédaction des comptes-rendus et au suivi des réunions et instances de l’UFR :
- Conseils de gestion de l’UFR
- Assemblées générales
Contribue activement aux différentes opérations électorales
Assure l’organisation, la préparation, le secrétariat, réalise les comptes-rendus et le suivi des réunions du service administratif
Accueil
• Assure l’interface avec l’interne et l’externe
• Assure l’accueil physique, électronique et téléphonique de l’UFR : suivi des appels reçus et transmission des messages et demandes de contact par mail
• Réponse de premier niveau aux demandes des usagers et des personnels enseignants
• Assure la diffusion des informations aux personnels BIATSS et enseignants de l’UFR (communication par mail et via le Moodle dédié) en relais des communications des services centraux et pour l’équipe de direction
Lieu d’exercice : la Citadelle, à Amiens.
- connaître l’université, son organisation, son fonctionnement et ses missions ;
- connaissance du système de l’enseignement supérieur et spécifiquement de la recherche publique ;
- connaissance de la démarche qualité
Rémunération basée sur la grille indiciaire des ATRF (catégorie C), de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/pgzTAyoFK38jjME
- capacité à gérer les dossiers en toute autonomie
- réaliser des synthèses
- rédiger et mettre en forme les documents
- communiquer, concevoir un document de présentation ;
- maîtrise des outils bureautique (Excel, word, powerpoint…)
- savoir planifier et respecter les délais
- capacité à travailler de façon transverse ;
- capacité à dialoguer avec tous les acteurs universitaires et les partenaires
- très bon relationnel
- capacité d’écoute
- rigueur et sens de l’organisation et des priorités
- réactivité
- discrétion et confidentialité