L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Au sein de la DGS, l’agent aura en charge, avec son binôme, du Secrétariat Général (SG)
Nombre d’agents au sein de la cellule secrétariat général (SG, gestion des instances, affaires générales) : 4
Activités principales
· Accueil physique et téléphonique
· Secrétariat des vice-présidents
- Organisations des déplacements des vice-présidents
- Suivi des agendas des vice-présidents
· Enregistrement et diffusion du courrier
- Administration et référent de l'outil MAARCH
· Commandes
- Gestion des commandes groupées
- Suivi des stocks de fournitures
- Saisie des bons de commandes (DGS, Président, DAGIJ, Agence comptable, DCOM)
· Classement et archivage des dossiers
· Gestions des parapheurs (entrants et sortants)
· Le recensement des demandes de dérogation, des astreintes et permanences pour les périodes de fermeture administratives (été et hiver)
· Suivi des dossiers d'arbitrage
· Gestion des réservations de salle de réunion (Risbourg, Séraphine, S. Noël, Ephémère)
· Réservation d'hôtel pour les missionnaires du CNU
· Suivi des conventions de stage « composantes et services » (Etudiants extérieurs en stage à l'UPJV - Etudiants UPJV en stage à l'UPJV) environ 100 pour 2024-2025
· Tâche de secrétariat pour l’assistante DGS et relais en son absence pour l’assistance DGS si besoin.
Activités associées
- Contribution aux activités du service selon les besoins
Rémunération basée sur la grille indiciaire d'adjoint technique de recherche et de formation, de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/pgzTAyoFK38jjME
Savoir-être
Rigueur
Discrétion
Disponibilité
Sens du service public
Travail en équipe
Contraintes particulières
L’agent devra pouvoir s’adapter au surcroît d’activité pouvant survenir à certaines périodes.
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Polyvalence
- Qualités rédactionnelles
- Qualités relationnelles
- Bonne connaissance de l’établissement
Savoir-faire opérationnels/techniques
- Bonne connaissance des logiciels de bureautique