L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Mission :
Gestion et encadrement de la scolarité des doctorants
Gestion administrative
Activités principales :
- Accueil des doctorants : physique, téléphonique et par mail.
- Gestion de l’inscription pédagogique et administrative des doctorants en 1ere année
- Gestion de leurs dossiers : relance et classement.
- Gestion des conventions de cotutelle et co encadrement.
- Gestion des demandes d’exonération (vérification du dossier, présentation à la direction et transmission à la scolarité centrale)
- Gestion des demandes d’année de Césure
- Gestion des dossiers de candidature des allocataires
- Enregistrements dans APOGEE
- Gestion des demandes de financement et d’aide à la mobilité
- Gestion des demandes d’équivalences de modules
- Gestion des formations et modules de l’EDSHS (saisie et suivi dans l’ENT des fiches de modules et de séminaires, organisation matériel, convocation, saisie de l’émargement et des CFD, suivi du paiement des intervenants)
- Préparation des conseils de l’EDSHS (tableaux des demandes d’équivalences, de financement, d’inscription en 1ere année, de cotutelle et de co encadrement, de césure)
- Participation et rédaction des comptes rendus des conseils
- Gestion et suivi du Budget (saisie SIFAC, préparation pour dialogue budgétaire, passage de commande et Ordre de Mission)
- Communication d’informations, d’appels d’offre
- Mise à jour du site web de l’EDSHS
- Mise à jour et suivi de la base de données des doctorants en binôme
- Enquêtes ministérielles en binôme
- Assurer la continuité du service auprès des étudiants en cas d’absence d’un membre du secrétariat.
Activités associées :
- gestion des courriers entre les doctorants et l’Ecole Doctorale
- diffusion des informations auprès des Enseignants-chercheurs
- Analyse et compte rendu annuel des activités de l’Ecole Doctorale
- Préparation des dossiers pour la commission Recherche
- Participation à la mise en place de manifestations
Contraintes particulières :
L’Ecole Doctorale accueille les doctorants du Lundi matin au Vendredi à Midi.
Contrat de suppléance sur un congé maternité à partir du 1er septembre 2026, pour une durée de 15 jours, avec une possibilité de prolongation.
Rémunération basée sur la grille indiciaire de technicien de recherche et de formation, de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/p3z6HHBEo7Ws7ZK
Savoir-être
- capacités d’écoute et capacités relationnelles
- sens de l’organisation et de la gestion du temps dans un environnement complexe
- Autonomie dans le travail et bonne capacité à l’anticipation
- gout pour le travail d’équipe
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Compétences rédactionnelles
- connaissance de l’environnement universitaire
- connaissance approfondie des logiciels Word et Excel
- lecture de l’anglais appréciée
Savoirs faires opérationnels/techniques :
- SIFAC
- APOGEE