L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
1- Garantir le bon déroulement de la scolarité des étudiants de leur inscription à l'obtention du diplôme
2- Assurer l'interface entre les enseignants et la Direction des Ressources humaines pour le contrôle financier de leurs missions, le suivi de leur carrière et les recrutements
3- Gérer une équipe de 8 personnes et les moyens alloués
4- Participer aux instances actions de communications de l'UFR
Activités du poste
Organiser les activités :
du service scolarité (5 personnes) : inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants, gestion des plateformes informatiques, suivi des cursus particuliers, veiller à la bonne organisation des examens, à la saisie des notes, aux réunions des jurys, à la délivrance des diplômes.
du service logistique (2 personnes) : réalisation des emplois du temps, assistance logistique aux enseignants et organisation logistique des examens.
de l'assistante de direction : suivi budgétaire, suivi des dossiers des vacataires, suivi des conseils de gestion, suivi des frais de mission des enseignants et des projets pédagogiques.
Participer aux campagnes d'emploi des différents statuts des enseignants et en assurer le suivi administratif post recrutement. Suivi de l'activité des enseignants sur logiciel dédié (OSE)
Gestion humaine des services, organisation et répartition des missions, suivi des congés, des formations, réalisation des entretiens individuels. Gestion financière : Elaboration et proposition du budget de l'UFR, gestion, paiement et suivi des heures complémentaires et du référentiel d'équivalences horaires des enseignants chercheurs et des enseignants. Gestion et suivi des crédits alloués dans le cadre du PREEL et du CER.
Veiller au bon déroulement des conseils de gestion et des conseils de perfectionnement. Veille juridique, préparation et assistance à la rédaction. Organiser les élections s'il y a lieu. Représenter l'UFR pour la partie administrative auprès des instances dirigeantes de l'UPJV : réunions des DACs, dialogue de gestion. Préparer et assister aux forums et portes ouvertes qui permettent de faire connaître l'UFR. Suivi de l'assistance technique aux enseignants pour la mise à jour de brochures et leur diffusion sur le site de l'UFR.
Poste ouvert uniquement aux titulaires de la fonction publique.
Date de fin de publication : 17/08/2025
Rémunération :
Sur grille indiciaire de la fonction publique
https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/Q795PQgnHbdTwnf
Compétences
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaissances de l'environnement universitaire
- Maîtrise de l'offre de formation de l'UFR LCE
- Connaître la réglementation concernant la scolarité (inscription administrative et pédagogique, charte des examens, inscription des étudiants étrangers ... )
- Connaître le statut de la fonction publique
- Connaître les fondamentaux des finances publiques
Savoir-faire Opérationnels et techniques :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des logiciels métier CELCA Tet APOGEE (formation interne assurée)
- Maîtrise des outils de communication propres à l'UPJV
- Maîtrise d'une bonne expression orale et écrite en français
Savoir-être :
- Motivation pour les missions de service public . Capacité à travailler en équipe
- Etre organisé et anticiper
- Qualités relationnelles et respect des obligations (neutralité, égalité, continuité, réserve), faire preuve de polyvalence et de rigueur
- Gestion du stress pendant les pics d'activité