L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
L'INSSET (INstitut Supérieur des Sciences Et Techniques) est un institut de l'Université de Picardie Jules Verne (UPJV), situé sur le site délocalisé du Campus Universitaire de Saint-Quentin. Il forme de la licence au master dans 5 filières de compétences :
- ingénierie logistique,
- systèmes embarqués et technologie d’intelligence artificielle,
- industrie numérique et robotique,
- mécanique numérique et conception,
- numérique, web et cloud.
Avec près de 350 étudiants et 77 collaborateurs, l’INSSET s’impose comme un acteur clé de la formation en ingénierie et en numérique au sein de l’UPJV.
L’INSSET se distingue par ailleurs par ses collaborations étroites avec les entreprises, générant entre 1 et 1,3 million d’euros de ressources propres chaque année. Ces partenariats permettent de répondre à des problématiques concrètes, tout en exposant les étudiants à des cas réels.
Localisation : Saint Quentin
1. Activités principales :
Administration générale et pilotage :
- Manager, organiser, coordonner et superviser les services administratifs de l’institut
- Contrôler l’application des règles et procédures administratives
- Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage (s’assurer notamment de la fiabilité des données remontées) et d’outils d’aide à la décision
- Participer avec l’équipe de direction à l’élaboration du calendrier universitaire de l’institut
- Coordonner l’organisation des enseignements et les modalités d’évaluation
- Préparer, participer aux conseils de gestion et en rédiger les comptes rendus
- Participer au dialogue de gestion avec l'équipe de direction (budget, masse salariale…)
- Veiller au respect des conditions de recrutement des vacataires et en assurer le suivi (services et paiement des heures)
- Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de l’institut ; organiser et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle
- Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure
- Apporter expertise et conseil auprès du directeur
- Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens pluriannuel
- Proposer puis conduire une politique et des actions de communication en interne et en externe (actualisation du site internet et des supports de communication sur l’offre de formation et l’institut), s’assurer du relais des informations en interne
- Assurer le suivi de la gestion des locaux et des équipements de l'institut, en lien avec les services patrimoine de l'UPJV
- Veiller au respect des règles de sécurité des établissements recevant du public (ERP) et à la mise à jour du registre de sécurité
- Assurer, en lien avec le conseiller de prévention, le suivi des questions de santé et sécurité au travail
- Piloter la passation et le suivi des marchés publics et contrats de l'institut, dans le respect du code de la commande publique
- Assurer une veille juridique et réglementaire.
Coordination pédagogique :
- Contrôler les services d’enseignement afin de maîtriser la dotation horaire notifiée
- Coordonner et superviser les services pédagogiques sur les aspects administratifs et règlementaires
- Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)
- Garantir la régularité des actes pédagogiques
- Faire valider et transmettre aux services centraux les modalités de contrôle des connaissances et des compétences
- Transmettre les informations pédagogiques
Affaires budgétaires et financières :
- Etablir et proposer le budget de la composante, contrôler et analyser sa répartition
- Assurer le suivi budgétaire en lien avec la gestion financière
- Gérer la masse salariale (suivi et mise en paiement des rémunérations vacataires, complémentaires et référentiel)
Gestion des ressources humaines :
- Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de l’institut
- Organiser le temps de travail au sein de l’institut en fonction de l’activité
- Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS et définir les besoins en formation
- Accompagner les agents dans leurs parcours professionnels
- Organiser, avec le directeur, et superviser les campagnes d’emplois
Relations internationales et mobilité :
- Piloter et coordonner, en lien avec le service des relations internationales de l'UPJV, les actions de mobilité étudiante et de mobilité du personnel (programme Erasmus+)
- Assurer le suivi administratif et financier des conventions et accords de partenariat avec les établissements étrangers
- Organiser les stages linguistiques et les séjours d'immersion à l'étranger des étudiants
- Informer et accompagner les étudiants et personnels dans leurs démarches de mobilité (bourses, assurances, visas, contrats Erasmus+)
Rémunération basée sur la gille indiciaire des ingénieurs d'études : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/T3XTm6mt9B6GpKf
Type de contrat : CDD de suppléance, Temps plein, ouvert aux contractuels
Date limite pour postuler : jusqu'au 18/11/2026
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière des instituts et des universités
Connaissance des droits et obligations de la fonction publique
Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur
Connaissance générale de la gestion des ressources humaines et des notions et techniques d’encadrement
Connaissance des outils de gestion (APOGÉE, OSE, SIFAC/SIFAC+)
Connaissance de la réglementation relative à l'apprentissage et aux contrats en alternance, et veille sur ses évolutions
Connaissance du code de la commande publique et des règles applicables aux marchés publics et conventions
Connaissance des règles de sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP) et des obligations en matière de santé et sécurité au travail
Savoir-faire opérationnels/techniques :
Avoir le sens de l’organisation
Maitriser les outils bureautiques
Qualités d’expression écrite et orale
Savoir manager et animer une équipe
Savoir conduire un entretien, une réunion
Savoir travailler en équipe
Capacités d’analyse et de synthèse
Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion
Savoir anticiper ses missions en fonction des délais / savoir prioriser
Savoir rendre compte de ses missions à sa hiérarchie
Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de l’institut
Savoir interagir avec les réseaux sociaux
Savoir-être :
Bonnes qualités relationnelles (diplomatie, courtoisie…)
Être à l’écoute
Autonomie
Discrétion
Capacité d’adaptation
Réactivité, dynamisme, polyvalence
Avoir le sens des initiatives
Avoir le sens de la confidentialité