L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Présent dans les trois villes les plus importantes du département, l’IUT de l’Aisne propose, dans les secteurs secondaires et tertiaires, 6 formations de BUT et 3 Licences professionnelles. Venez nous découvrir ! Nos formations sont proposées en formation continue, alternance et initiale. Elles sont en approche par compétences privilégiant ainsi la professionnalisation des étudiants.
Site internet : https://iut-aisne.u-picardie.fr/
Sous l’autorité du Directeur/de la Directrice de l’IUT, le(la) directeur(trice) administratif(ve) assure la direction administrative. Il(elle) a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de l’IUT et assure l’interface entre l’IUT, les différentes directions centrales, les services communs de l’UPJV ainsi que les administrations extérieures. Il participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de l’IUT et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.
Activités principales
o Administration générale et pilotage :
- Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de l’IUT ; organiser et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle ;
- Manager, organiser, coordonner et superviser les services administratifs de l’IUT
- Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure
- Piloter la charge d’enseignement (soutenabilité financière des formations) et superviser les contrôles des services d’enseignements avec la gestionnaire des ressources humaines de l’IUT
- Apporter expertise et conseil auprès du directeur et des conseils de l’IUT
- Préparer en lien avec le Directeur/la Directrice de l’IUT les évaluations des formations par l’HCERES et l’évaluation de l’IUT par la CCN-IUT
- Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens pluriannuel
- Contrôler l’application des règles et procédures administratives,
- Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage (s’assurer notamment de la fiabilité des données remontées) et d’outils d’aide à la décision
- Proposer puis conduire une politique et des actions de communication en interne et en externe (actualisation du site internet et des supports de communication sur l’offre de formation et l’IUT), s’assurer du relais des informations en interne
- Organiser (en assurant notamment un suivi des dates de fin de mandat des membres élus), participer aux conseils d’administration, en rédiger les comptes rendus et s’assurer de leur diffusion en interne et à l’Université
- Participer aux Conseils de Direction et en rédiger les comptes-rendus et s’assurer de leur diffusion en interne
- Organiser et superviser les opérations électorales de toute nature
- Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions, …)
- Organiser les événements au sein de l’IUT (JPO) et en partenariat avec l’extérieur (JAE)
o Coordination administrative des scolarités :
- Coordonner et superviser les services pédagogiques sur les aspects administratifs et règlementaires
- Contribuer à l’administration de l’offre de formation
- Assurer la bonne application des procédures de scolarité existantes et en créer de nouvelles au besoin avec la secrétaire de Direction de l’IUT
- Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)
- Assurer le suivi administratif des régimes spécifiques étudiants et des aménagements des enseignements et des épreuves dont bénéficient les étudiants en situations de handicap
- Assurer le suivi administratif du dispositif PRREL en lien avec les Chefs de département
- Assurer le suivi administratif des jobs-emploi région des étudiants en lien avec les chefs de département
- Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation avec la gestionnaire des relations extérieures
o Affaires budgétaires et financières :
- Participer à la préparation du budget, en assurer le suivi et analyser les dépenses avec la gestionnaire des finances de l’IUT
- Gérer la masse salariale (suivi et mise en paiement des rémunérations vacataires, complémentaires et du référentiel)
o Gestion des ressources humaines :
- Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de l’IUT
- Organiser le temps de travail au sein de l’IUT en fonction de l’activité avec la gestionnaire des ressources humaines de l’IUT
- Mener les entretiens professionnels des agents BIATSS et définir les besoins en formation
- Accompagner les agents dans leurs parcours professionnels
- Organiser avec le directeur de l’IUT et superviser les campagnes d’emplois
o Gestion du patrimoine immobilier :
- Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux avec le gestionnaire des bâtiments de l’IUT
- Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité avec le gestionnaire des bâtiments de l’IUT
- Encadrer des opérateurs logistiques avec le gestionnaire des bâtiments de l’IUT
Rémunération fixée en fonction de la grille indiciaire d'ingénieur d'études, de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/T3XTm6mt9B6GpKf
La commission de recrutement est fixée au mardi 16 juin 2026, après-midi.
Savoir-être
- Bonnes qualités relationnelles (diplomatie, courtoisie)
- Être à l’écoute
- Discrétion
- Avoir le sens de la confidentialité
- Autonomie
- Capacité d’adaptation
- Réactivité, dynamisme, polyvalence
- Avoir le sens des initiatives
Contraintes particulières :
- Disponibilité
- Mobilité, l’IUT de l’Aisne étant multisite (Laon, Cuffies-Soissons, Saint-Quentin) et délocalisé (présidence de l’Université à Amiens)
- Contraintes horaires ponctuelles liées aux variations d’activités
- Ne pas prendre de longues périodes de congés en dehors des vacances universitaires
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière des IUT et des Universités
- Connaissance des droits et obligations de la fonction publique
- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Connaissance de l’organisation des structures de décision de l’Université
- Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière des établissements publics
- Connaissance des outils de gestion (APOGEE, OSE, SIFAC, BO)
- Connaissance des notions et techniques d’encadrement
Savoir-faire opérationnels/techniques
- Avoir de la curiosité intellectuelle pour savoir où chercher les informations
- Avoir le sens de l’organisation
- Savoir anticiper ses missions en fonction des délais / savoir prioriser
- Savoir rendre compte de ses missions à sa hiérarchie
- Maîtriser les outils bureautiques (Pack office)
- Qualités d’expression écrite et orale
- Savoir manager et animer une équipe
- Savoir conduire un entretien, une réunion
- Savoir travailler en équipe
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion
- Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de l’IUT