L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de département et hiérarchique de la Directrice Administrative.
Le secrétaire de scolarité intervient dans les domaines suivants :
Activités principales :
· Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants et les enseignants, les partenaires socio-économiques lors des manifestations,
· traiter et diffuser les informations internes et externes (courrier, mails, …)
· Réaliser des opérations courantes de gestion de la scolarité du département :
o gestion des candidatures (Parcoursup et e-candidat),
o suivi des inscriptions,
o gestion des absences,
o édition et suivi des conventions de stage,
o gestion des transferts et poursuites d'études, ...
Ces opérations nécessitent de :
· mettre à jour de bases de données,
· mettre en forme des documents divers,
· diffuser des supports dématérialisés via les réseaux,
· appliquer la réglementation relative aux examens,
· respecter les process internes,
· classer et archiver, de manière dématérialisée, des documents.
Activités associées :
· Participer à l’organisation d’activités pédagogiques transversales et d’activités collectives de l’IUT et / ou du département : Portes Ouvertes, Forums, concours d’étudiants, manifestations avec des entreprises du bassin socio-économique, journées d’immersion de lycéens, etc.
Poste permanent.
Nombre d’agents dans la structure : 27 BIATSS, 59 enseignants, 180 vacataires
Catégorie : C
Corps : Adjoint administratif
Filière : ADJAENES ou ITRF ou contractuel
Durée du temps de travail : temps plein
Date de fin de publication : 15/08/2025
Nous reviendrons vers vous à la réouverture de l'établissement soit à compter du 18/08/2025.
Rémunération :
Sur grille indiciaire de la fonction publique
https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/pgzTAyoFK38jjME
COMPTETENCE REQUISES
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
· Techniques d'accueil téléphonique et physique,
· Mise en forme de documents sur WORD, maîtrise du publipostage,
· Utilisation de niveau 1 de tableur (EXCEL),
· Annotations, modifications de fichiers PDF,
· Connaissance des partages réseau (intranet, cloud),
· Exploitation, après formation, de logiciels spécifiques à la structure (APOGEE, SIFAC).
Savoirs faires opérationnels/techniques :
· Accueillir et prendre des messages,
· Enregistrer des données, extraire des informations,
· Rédiger des documents ou des rapports,
· Savoir rendre compte,
· Travailler en équipe (étroite au niveau du département, élargie au niveau de l’IUT et de l’UPJV),
· Se former aux logiciels spécifiques à l’activité (APOGEE, SIFAC, ENT, EXCEL, WORD),
· Utiliser des outils de communication dématérialisés (électroniques).
Savoir être :
· Faire preuve de curiosité professionnelle,
· Être rigoureux et organisé,
· Après un temps d’adaptation, savoir être autonome, gérer les imprévus de niveau 1,
· Adapter son discours et sa posture en fonction des publics,
· Accepter de moduler ponctuellement ses horaires en fonction des pics d’activités,