L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
L'UFR des Sciences de l'Université de Picardie Jules Verne, compte près de 3 800 étudiants formés chaque année et répartis dans 6 départements d'enseignements : chimie ; électronique, énergie électrique, automatique (3EA) ; mathématiques ; physique ; sciences de la vie et de la terre et informatique. Le service scolarité de licence gère les licences 1, 2 et 3 et compte 7 agents.
Localisation : Amiens
Accueil physique, téléphonique et numérique des étudiants (renseignements, conseils et orientation)
Réponses aux demandes téléphoniques et par courriels
Assurer l’affichage à l’attention des étudiants
Informer les étudiants sur leur scolarité
Assurer le relais entre l’étudiant et l’équipe pédagogique
Classer et archiver les documents relatifs à la scolarité
Organisation des épreuves PASS/L.AS
Vérifier la modélisation des années, des diplômes et des maquettes des procès-verbaux dans Apogée ainsi que la mise à jour des modifications des modalités de contrôle des connaissances.
Apporter son soutien à l’organisation logistique des examens
Répartition des étudiants selon leurs inscriptions pédagogiques
Remises des listes de code-barres
Vérification des absences après examens, comptage des copies, passage des copies dans QCM Direct ;
Correction des grilles d’examens en soutien des responsables d’UEs
Participer au COPIL et organiser le planning des oraux
Participer à l’organisation pratique des oraux
Préparer les délibérations de jurys : collecter et saisir les notes dans Apogée, lancer les calculs, éditer et contrôler les PV,
Assister à la délibération des jurys pour d’éventuelles modifications et relance des calculs en direct,
Publier et afficher les résultats.
Éditer et transmettre aux étudiants les relevés de notes, les attestations de réussite et les diplômes.
Assurer la gestion et le suivi des étudiants en situation de redoublement.
Suivi de la scolarité et du dossier des étudiants :
Tri et vérification des dossiers des étudiants inscrits ;
Suivi des arrivées et remises des cartes étudiantes ;
Archivage des dossiers ;
Suivi des inscriptions administratives et pédagogiques ;
Correction des colles du Tutorat et échanges d’informations avec les responsables du Tutorat ;
Préparation du concours blanc du Tutorat en octobre (sondage, listes d’émargements, préparation des résultats)
Mise à jour quotidienne de la plateforme EPIONE (mise en ligne des emplois du temps, informations vie étudiante).
Élaborer les emplois du temps avec le responsable d’UE
Saisie des emplois du temps en cohérence avec les structures d’enseignement dans Celcat.
Suivi des demandes de transferts internes et externes des étudiants.
Rémunération basée sur le SMIC soit : 1 867,02 € brut par mois
Type de contrat : CDD jusqu'au 31 décembre 2026
Date limite pour postuler : 04/11/2026
Contraintes particulières
L’organisation des examens et du concours génère des pics d’activités importants qui requièrent une large disponibilité à
certaines périodes.
La spécifié de ce poste réside dans la complémentarité des deux gestionnaires dédiés à la gestion de la scolarité des
étudiants de PASS et L.AS
Connaissances :
Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions dans le champ concerné
Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
Réglementation dans le domaine de la scolarité
Compétences techniques :
Connaissance d'APOGEE souhaitée
Très bon relationnel, excellente capacité d'organisation et d'anticipation
Outils spécifiques à l’activité : Apogée, Celcat, Zoom
Savoir-être
Sens du service public
Sens du travail en équipe et de l'accueil
Rigueur, fiabilité et diplomatie
Capacités d’écoute et capacités relationnelles
Sens de l’organisation et de la gestion du temps dans un environnement complexe
Autonomie dans le travail et bonne capacité à l’anticipation
Dynamisme et adaptabilité