L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
La personne recrutée, placée sous l’autorité du Directeur de la Vie Étudiante et de Campus (DVEC), assure le soutien et la gestion administrative et financière des projets issus de la Contribution de Vie Étudiante et de Campus (CVEC).
La Direction de la Vie Étudiante et de Campus (DVEC) met en œuvre la politique de vie étudiante et de campus de l’établissement et assure la gestion et le suivi du dispositif CVEC.
Le poste est au cœur du dispositif CVEC et contribue directement à sa mise en œuvre.
Activités principales
Le/la gestionnaire administratif et financier assure le suivi, la sécurisation et la mise en œuvre administrative et financière des projets financés par la CVEC, ainsi que le bon fonctionnement du dispositif de gouvernance associé.
1. Gestionnaire du Groupe de Travail CVEC
- Préparer et organiser les réunions du Groupe de Travail CVEC
- Rédiger les ordres du jour, comptes rendus et documents de travail
- Assurer le suivi des décisions et leur mise en œuvre
- Contribuer à la coordination entre les différents acteurs (services, composantes, représentants étudiants)
- Suivre les dépenses liées à la CVEC avec la référente de la cellule administrative et financière et le directeur
- Créer les outils permettant le suivi des dépenses (tableaux de bord),
- Assurer le suivi des projets financés par la CVEC
- Rendre compte des bilans des projets auprès du groupe de travail
- Rédiger le bilan annuel et compléter l’enquête CVEC
2. Gestionnaire des dépenses S2C et SUAPS :
- Suivre l’exécution du budget CVEC
- Assurer le traitement des engagements, bons de commande et factures liés aux projets financés principalement pour la DVEC, le service Culture et Création (S2C) et pour le service universitaire des activités physiques et sportives (SUAPS)
- Contrôler la cohérence et la régularité des dépenses
- Élaborer des tableaux de suivi budgétaire et des outils de reporting
- Participer à la préparation du budget prévisionnel CVEC
L’agent réalise des actes de gestion administrative, dans le respect des règles et procédures applicables au domaine de la gestion financière.
Il assure la gestion financière des dépenses (commandes, le cas échéant mission) du centre financier concerné.
L’agent procède aux engagements de dépenses et aux activités liées : classement et archivage, traitement des workflows, participation à la rédaction des procédures…
Les opérations d’engagement se décomposent comme suit :
- Précommande : demande de devis, demande de création ou de modification de fournisseurs
- Contrôle de la conformité des documents : conformité réglementaire, disponibilité des crédits, qualité du signataire
- Saisie de l’engagement dans l’outil de gestion (SIFAC+) et signature du bon de commande par le responsable des crédits
- Rapprochement des bons de commandes, des factures et des avoirs
- Saisie du service fait dans l’outil de gestion et demande de certification auprès des ordonnateurs délégués
- Transmission avec documents justificatifs au service facturier pour paiement
- Information des demandeurs sur le statut de la commande
3. Assister le directeur de la DVEC
- Collaborer à l’élaboration du budget et du bilan de l’année
- Elaborer des tableaux de bord, des graphiques, des bilans, des rapports
4. Interface
- interface avec la DIFI et le directeur de la DVEC, référent CVEC
- Interface avec les directions, services, composantes pour les projets financés via la CVEC
- interface avec les services dont les budgets émanent de la CVEC
- Interface avec les porteurs de projets CVEC
5. Participer à la « vie étudiante et de campus »
- Assurer le soutien logistique et technique (réunion, commissions, manifestations étudiantes...)
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative et des documents pour améliorer le fonctionnement de la direction
- Suivi administratif et financier des volontaires en service civique au sein de la DVEC
- Suivi administratif et financier des contrats étudiants au sein de la DVEC
Activités associées
- Réaliser les comptes rendus et rapports associés aux différents projets
- Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l’analyse des résultats
L’agent exerce son activité au sein de la Direction de la Vie Etudiante et de Campus, et peut être amené à participer ponctuellement aux divers évènements collectifs de la direction si besoin en est (accueil de rentrée, Journées Portes Ouvertes, Journées d’Accueil des Etudiants, tenues de stand, etc…)
Contraintes particulières
- Disponibilité
- Déplacements sur le territoire picard (Beauvais, Creil, Soissons, Laon, Saint Quentin) : Permis B
- Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service
- Possibilité de travail en soirée et occasionnellement le samedi lors de manifestations
Rémunération basée sur la grille indiciaire d'Adjoint technique de recherche et de formation
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Connaissance de base sur le fonctionnement universitaire
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Connaissance de base en gestion budgétaire et comptable
- Connaissance de base sur l’enseignement supérieur
Savoir-être
- Sens de l’écoute
- Rigueur, fiabilité
- Sens de l’organisation
- Capacité de travailler en équipe
- Respect de la confidentialité
Savoir-faire opérationnels/techniques
- Maitriser la communication orale et écrite
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative.
- Appliquer les textes réglementaires
- Participer au suivi administratif et financier du champ d’activité.
- Prioriser ses activités et les échéances
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel ..